Creazione e Produzione dei Documenti

Prima di creare un documento si dovrebbe già sapere se andrà conservato in forma digitale, cartacea o entrambe, chi potrà avervi accesso, quante copie se ne dovranno produrre e dove sarà collocato: è inutile, ad esempio, stampare un documento non destinato alla conservazione che può benissimo essere distribuito in forma digitale e poi cancellato quando non occorre più.

Automatizzare le decisioni di questo genere è fondamentale per evitare perdite di tempo e di dati preziosi, nonché la creazione di documenti inutili o ridondanti. All’interno dell’organizzazione aziendale andranno quindi definite delle categorie precise di documenti con delle specifiche regole di creazione, gestione e conservazione.

Bisognerà anche stabilire chi crea i documenti e con quali strumenti lo fa: in questo modo di potrà razionalizzare la dotazione di dispositivi di stampa, spesso presenti in numero eccessivo quando potrebbero benissimo essere condivisi da più persone senza per questo limitare la loro capacità produttiva.