Digitalizzazione e Archiviazione dei Documenti
Una volta che i documenti sono pronti si pone il problema di come renderli utilizzabili in futuro. Il formato digitale offre senz’altro numerosi vantaggi, tra cui:
- possibilità di effettuare numerosi duplicati a costo ridotto
- facilità di trasporto delle informazioni
- possibilità di infinite correzioni/modifiche/aggiornamenti
- ingombro fisico nullo
- facilità di reperimento delle informazioni (ad es. grazie a funzioni di ricerca)
Oltre all’archivio elettronico dei documenti prodotti in formato digitale nativo, grazie alle tecnologie di document imaging è possibile anche rendere digitali documenti fisici, una soluzione spesso preferibile alla classica fotocopia, specialmente quando non è richiesta più di una copia fisica.
L’archivio cartaceo tradizionale potrà invece essere snellito inserendovi solo i documenti necessari, ed eliminando quelli che non lo sono più: così facendo si risparmierà sul costo della stampa, sugli ingombri dell’archivio stesso e sul tempo speso per trovare al suo interno un documento o un’informazione particolare, che è inversamente proporzionale alla quantità di documenti presenti.
