Document Management

Il funzionamento interno di un ufficio richiede l'utilizzo di un gran numero di documenti, generalmente creati, trasferiti su carta e riprodotti tramite stampanti, fax e dispositivi multifunzione in dotazione al personale.

Se non coordinato, il processo di produzione e gestione dei documenti probabilmente porta a notevoli inefficienze e sprechi, incrementando i costi e riducendo la produttività aziendale.

Spesso queste operazioni sono svolte da personale addetto ad altre mansioni, che è così distolto dai suoi compiti principali. Al contrario, in aziende di grandi dimensioni non è infrequente trovare dipendenti addetti esclusivamente alla gestione ed archiviazione dei documenti stessi.

Entrambe queste soluzioni comportano un utilizzo eccessivo di risorse umane ed economiche se non accompagnate da un'adeguata pianificazione: in poche parole, ci sono troppi dispositivi di stampa, si stampano troppi fogli non necessari e si perde troppo tempo per effettuare non solo le stampe, ma anche la manutenzione e  l'aggiornamento delle macchine per la stampa. Ciononostante, le capacità di produrre documenti necessari per il buon funzionamento dell'ufficio sembra sempre insufficiente.

Per questo è utile dotarsi di un sistema di document management, ossia gestire razionalmente e ottimizzare la creazione, archiviazione e distribuzione dei documenti stessi. Questo sistema de ve essere gestito da un fornitore di servizi specializzato in grado di garantirne il funzionamento e l'efficienza per contratto.