Ottimizzazione della stampa dei documenti
Nella maggior parte degli uffici aziendali nessuno ha il pieno controllo di tutto quanto riguarda la creazione e la stampa dei documenti. Differenti figure professionali (o differenti reparti) si occupano dei vari aspetti della stampa: l'acquisto di macchine e consumabili, l'installazione e la manutenzione dei dispositivi, la stampa e l'archiviazione dei documenti sono operazioni tipicamente gestite in maniera indipendente senza una vera e propria coordinazione.
Questa frammentazione fa sì che sia praticamente impossibile stabilire in maniera rapida e immediatamente percepibile il costo globale della stampa in ufficio: stando a uno studio IDC, incide in una percentuale variabile tra il 5% e il 15% sul fatturato aziendale.
Il costo globale include:
- acquisto del bene (in contanti o in leasing) oppure canone di noleggio
- materiali di consumo (utilizzati e sprecati)
- manutenzione e aggiornamento
- ore-uomo dedicate ai processi di stampa, archiviazione e gestione dei dispositivi di stampa
- consumo di energia
- spazio fisico occupato
- gestione amministrativa dei dispositivi (ad es. cespiti)
- addestramento del personale
Ad esempio, l'ufficio acquisti solitamente riesce a far abbassare i costi di acquisto delle macchine sfruttando la concorrenza tra diversi fornitori: in questo modo, però, si tende ad avere più fornitori per lo stesso tipo di macchine (rendendo più complesse le operazioni amministrative e contabili) e a non ricevere da questi ultimi precise indicazioni su come implementare al meglio le macchine acquistate, dato che la competizione tra loro è basata sul prezzo e non sul valore aggiunto.
In questo modo può accadere che diminuisca il prezzo di acquisto e aumentino i costi di gestione, una situazione poco vantaggiosa soprattutto nel lungo termine.
L'unica stima affidabile delle risorse richieste dalla stampa è quella del costo per copia, che include tutti i fattori sopra elencati. Per arrivare a una valutazione precisa è necessario effettuare un'analisi approfondita dell'attività dell'ufficio (o degli uffici) e determinarne le reali necessità.
Questa analisi va condotta da consulenti specializzati e deve essere basata solamente su dati concretamente misurabili per poter portare a benefici tangibili.
